Le Bureau de l’Assemblée législative assure la prestation de services administratifs et de soutien opérationnel à l’Assemblée législative. Son personnel est là pour servir et épauler les députés de façon non partisane.
La présidente ou le président supervise les réunions de l’Assemblée, applique les règles et est responsable de maintenir l’ordre et le décorum. Cette personne est élue par les députés et députés pour présider à leurs débats et pour faire office de gardien de leurs droits et privilèges historiques.
Elle est également à la tête du Bureau de l'Assemblée et de la Commission de régie interne (CRI). Le Bureau de l'Assemblée est indépendant du gouvernement de l’Ontario et est une administration qui soutient de manière non partisane le travail de toutes les députées et de tous les députés. La CRI, elle, est chargée de revoir et d’approuver les politiques de fonctionnement du Bureau et s’occupe également de ses finances, notamment via l’examen des budgets des dépenses.
La fonction du président de l’Assemblée est également cérémoniale et diplomatique, et les responsabilités du président incluent l’accueil de dignitaires en visite à l’Assemblée et la représentation de l’Assemblée au Canada et à l’étranger.
La greffière ou le greffier est le principal fonctionnaire permanent de l’Assemblée législative et possède le rang et le statut de sous-ministre. Il ou elle est l’autorité principale en ce qui concerne les procédures, les pratiques et les privilèges du Parlement, ainsi que l’interprétation des règles de la Chambre. Cette personne est également responsable de la gestion globale du Bureau de l'Assemblée et a le rôle de secrétaire de la Commission de régie interne (CRI).
Le Bureau du greffier comprend le Bureau du conseil parlementaire, qui est chargé de prodiguer des conseils légaux exhaustifs ainsi que des services de soutien en matière de droit parlementaire, de procédure et de privilèges pour :
- le président ou la présidente;
- le greffier ou la greffière;
- la Chambre;
- les comités de l’Assemblée législative;
- les députées et députés.
La Division des services administratifs offre son soutien aux députées et députés de l'Assemblée législative et à leur personnel dans le domaine :
- de la continuité des activités
- des services financiers
- des ressources humaines
- des achats et opérations
La Continuité des activités
Le Bureau de la continuité des activités élabore et tient à jour un plan de continuité des opérations qui prévoit des procédures adéquates pour assurer la continuité des activités de l’Assemblée et la reprise des activités parlementaires après un incident, une catastrophe, une urgence ou une menace.
Les Services financiers
Les Services financiers apportent un soutien concernant les affaires financières aux députées et députés, à leur caucus et à tous les bureaux et toutes les commissions de l’Assemblée législative. Leurs compétences comprennent :
- le traitement des paiements;
- la facturation et perception des comptes clients;
- les assurances et les programmes de crédit d’entreprise;
- les analyses financières;
- la communication et des recommandations en matière de politiques et de procédures financières.
De plus, cette direction coordonne le budget des dépenses annuel, prépare des rapports financiers (dont ceux des dépenses des députées et députés ainsi que les comptes publics), elle coordonne l’audit financier annuel du Bureau de l'Assemblée, et elle fournit à la demande des renseignements concernant la Loi sur l’obligation de rendre compte des dépenses et la Loi sur l’accès à l'information et la protection de la vie privée.
Les Ressources humaines
Les Ressources humaines offrent des services au personnel du Bureau de l'Assemblée et aux commissions relevant de cette dernière dans les domaines suivants :
- recrutement et dotation en personnel;
- apprentissage et perfectionnement;
- rémunération;
- élaboration de politiques, mise en place de classification des postes;
- rémunération et avantages sociaux.
De plus, elles administrent les avantages sociaux et la paie des députées et députés de l'Assemblée législative, de leur personnel et de celui des partis.
Le Service d’achats et d’opérations :
Le Service d’achats et d’opérations s’occupe :
- de la centralisation des achats;
- de l’administration des contrats;
- du courrier;
- de la réception des marchandises;
- de la gestion d'actifs pour l'Assemblée législative.
Ce service est également responsable répondre aux besoins des députées et députés en matière de télécommunications et d'affectation de meubles et de matériel, tant à Queen's Park que dans les bureaux de circonscription.
La Division des édifices de l’enceinte parlementaire est composée du Service d’alimentation parlementaire et de la Direction des locaux de l'enceinte parlementaire.
Le Service d’alimentation parlementaire
Le Service d’alimentation parlementaire s’occupe des services alimentaires dans l’enceinte parlementaire, y compris la salle à manger « In Camera », le Café « Quorum » et le service traiteur. Le Service d’alimentation de l’édifice de l'Assemblée législative est accessible au public pendant les heures d’ouverture.
La Division des locaux de l'enceinte parlementaire
Cette Division supervise les locaux de l'enceinte parlementaire et l’entretien de l’édifice de l'Assemblée législative ainsi que des trois premiers étages de l’édifice Whitney. Elle fournit des services de gestion qui incluent de la décoration d’intérieur et de la réparation. Elle est également responsable de la préservation du patrimoine, un programme à long terme destiné à rénover l’édifice de l'Assemblée législative en respectant les normes de sécurité incendie et d’accessibilité.
La Division des Services d'information et de technologie compose :
- des Services d’information;
- de la Bibliothèque de l’Assemblée législative;
- du Service de recherche de l’Assemblée législative;
- du Bureau de gestion des portefeuilles;
- et des Services technologiques.
Via ses différents services, cette Division soutient l'aspect technologique lié à la diffusion de l'information et à la prestation de services à l'Assemblée législative, fournit des services de référence et de recherche ainsi qu'un accès à ses ressources imprimées et électroniques, et gère le patrimoine documentaire de l'Assemblée.
Les Services d’information
Les Services d’information travaillent avec les autres services de l’Assemblée afin de s’assurer que les données sont correctement gérées, publiées et protégées, mais également qu’elles restent trouvables et accessibles. Ce service est responsable de la conception et de la gestion des applications, des systèmes d’entreprises et des sites web sur mesure de l’Assemblée législative. Il fournit également des services de digitalisation et de préservation des données. Ce travail comprend les essais d’accessibilité, la gestion des dossiers, la conception de l’interface utilisateur, l’écriture et l’édition des pages web.
La Bibliothèque de l’Assemblée législative
La Bibliothèque de l’Assemblée législative offre à titre confidentiel et non partisan une large gamme de services de bibliothèque et d’information aux députées et députés et à leur personnel ainsi qu’à celui de l’Assemblée législative. Entre autres services, elle répond aux questions de références, elle entretient les bases de données en ligne, les documents (physiques ou numériques) du gouvernement, les livres et les ressources de la Bibliothèque.
Le Service de recherche de l’Assemblée législative
Le Service de recherche de l'Assemblée législative fournit des recherches et des analyses approfondies sur des sujets et des questions d'intérêt pour les députées et députés, leur personnel, ainsi que celui de l’assemblée. Le Service de recherche assiste également les comités législatifs dans la rédaction de leurs rapports et fournit des documents d'information ainsi que des résumés de présentations.
La Direction des services technologiques
Les Services technologiques assurent le développement, l'entretien et la sécurité de l'infrastructure technologique de l'Assemblée en offrant une vaste gamme de services d'information et de soutien technologiques.
La Division des services parlementaires veille à l’administration des services essentiels aux travaux de la Chambre et des comités. Ces services sont :
- le Service de télédiffusion et d'enregistrement;
- le Service linguistique et des publications parlementaires;
- la Direction du protocole parlementaire et des relations publiques;
- la Direction des services de la procédure.
Le Service de télédiffusion et d'enregistrement
Le Service de télédiffusion et d'enregistrement gère le réseau de télévision par satellite de l'Assemblée législative de l’Ontario (ONT.PARL.), la source de la diffusion en direct des débats sur le site de l’Assemblée législative de l’Ontario, ainsi que l’application mobile Parlance, disponible sur Android et IOS, l'enregistrement audio des travaux de la Chambre et des comités pour en permettre la transcription par le Journal des débats, et le système de télévision interne en circuit fermé.
Le Service linguistique et des publications parlementaires
Le Service linguistique et des publications parlementaires est chargé de la préparation, de l’impression, de la distribution et du référencement du Journal des débats, la retranscription verbatim officielle des séances de l’Assemblée législative de l’Ontario et de ses comités. De plus, le Service offre des services linguistiques, dont un service d’interprétation simultanée de la Chambre et des comités, et un service de traduction de documents écrits, et des conseils relatifs à la prestation efficace des services et des activités en français à l'Assemblée législative.
Direction du protocole parlementaire et des relations publiques
La Direction du protocole parlementaire et des relations publiques offre une vaste gamme de services bilingues aux députées et députés, au personnel de l'Assemblée législative et aux visiteuses et visiteurs de l'édifice de l'Assemblée législative. Elle offre les services suivants :
- visites guidées et programmes éducatifs;
- renseignements téléphoniques;
- expositions dans l'édifice de l'Assemblée législative;
- boutique de souvenirs de l’Assemblée législative qui propose des produits de l’Ontario;
- les Services du protocole parlementaire, qui coordonnent les associations parlementaires, les délégations et les parlementaires en visite, la gestion des levers de drapeaux et qui prodiguent des conseils relatifs au protocole;
- le Programme des pages de l’Assemblée législative pour les élèves de 7e et 8e année;
- le Programme des étudiants-huissiers de l'Assemblée législative pour les étudiants universitaires;
- des programmes d’information;
- la coordination des événements spéciaux et les réservations de salles.
Direction des services de la procédure
La Direction des services de la procédure soutien le travail de l’Assemblée législative à trois niveaux.
Comités
La Section des comités fournit un soutien procédural et administratif aux comités permanents et aux comités spéciaux de l’Assemblée législative de l’Ontario. Son travail consiste à :
- conseiller et assister à la rédaction de motions relatives au travail des comités;
- répondre aux questions sur la procédure parlementaire;
- coordonner les questions soulevées et étudiées lors des comités;
- organiser les réunions.
Documents de la Chambre
La Section des documents de la Chambre coordonne la publication quotidienne du Feuilleton et Avis et des Procès-verbaux, les comptes rendus officiels des activités et des travaux de l’Assemblée législative. En plus de ces documents, les documents permanents officiels qui font état des travaux de l’Assemblée législative, la Section compile et distribue un Rapport d’activité final pour chaque session, composé d’informations sur les projets de loi, les budgets des dépenses, les ordres de référence des comités, les pétitions, les questions écrites, les documents de la session et les motions examinées par la Chambre. Tous les documents actuels de la session déposés à la Chambre sont conservés et accessibles au public. La Section répond également à des questions sur l’état des projets de loi de la session en cours ou des sessions précédentes de l’Assemblée législative.
Bureau des recherches pour la Table
Le Bureau des recherches pour la Table fournit des services d’analyse et de recherche sur la procédure à la présidence de l’Assemblée, à la greffière ou au greffier, aux députées et députés, ainsi qu’aux membres du personnel de l’Assemblée. Le Bureau est responsable de l’élaboration, de la rédaction et de la communication des documents de recherche pertinents aux travaux de la Chambre, aux procédures, aux pratiques et aux traditions de l’Assemblée et du Parlement. Il assure également le suivi des précédents de l’Assemblée et en tient une liste qui sert de source de référence sur les règles de procédure de la Chambre.
La sergente ou le sergent d’armes
La sergente ou le sergent d’armes est responsable de la sécurité de l’Assemblée et de l’enceinte parlementaire, qui inclut l’édifice de l'Assemblée législative, ses terrains et l’édifice Whitney, juste en face de Queen’s Park. Cette personne remplit également des fonctions cérémoniales pour l'Assemblée législative, et fait office de gardienne ou de gardien de la masse.
Le Service de protection de l’Assemblée législative
Le Service de protection de l’Assemblée législative offre une gamme complète de services de sécurité aux députées et députés et à l’enceinte parlementaire sous la direction du sergent d’armes. En savoir plus sur le Service de protection de l'Assemblée législative.